POLÍTICAS SAGRILAFT

Kluane Colombia S.A.S, con el fin de dar cumplimiento al régimen de autocontrol y gestión del riesgo integral LA/FT/FPADM y reporte de operaciones sospechosas a la UIAF, mediante la documentación de este manual SAGRILAFT implementa todas las medidas, controles y políticas necesarias.

• Política de autocontrol y gestión del riesgo integral LA/FT/FPADM: Garantiza la prevención de los riesgos de lavado de activos (LA), financiación del terrorismo (FT) y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (FPADM).
• Política de Debida Diligencia Básica: Establece todos los controles y actividades necesarias para garantizar el proceso para la contratación de empleados, selección de proveedores y relación comercial con clientes. La actualización de la información y documentación tanto de clientes, proveedores y contratistas se deberá realizar de manera anual y se compone de la actualización de los formularios y de la documentación.
• Política de Debida Diligencia Intensificada: El proceso de debida diligencia intensificada implica un conocimiento avanzando de las contrapartes y del origen de los activos que se reciben, en cuanto a las relaciones comerciales con personas expuestas públicamente “PEP ´s” se hace necesario la aplicación de mecanismos detallados que permitan determinar el riesgo y grado de exposición, mitigación y eliminación de este.
• Política de Conocimiento y Control de Personas Públicamente Expuestas Pep ´s: Aquellas contrapartes que se identifiquen como PEP’S, nacionales o internacionales, ya sea a través del formulario de conocimiento de las contrapartes y/o por consulta en listas deberán surtir un proceso especial para su vinculación debido a que se consideran personas vulnerables que pueden ser utilizados como vehículos para lavar activos.
• Política de Manejo de Efectivo: Kluane ha definido como medidas de control y prevención el manejo de dinero en efectivo, bajo las siguientes directrices:
• Los proveedores que requieran manejar operaciones en efectivo solo aplicarán para aquellas que sean esporádicas o que se salgan del giro ordinario de la Compañía, es decir, para el cumplimiento de labores administrativas, lo anterior de acuerdo con lo definido en el PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR
• Las transacciones de contrapartes para la adquisición o comercialización de productos serán a través de las instituciones financieras, mediante la modalidad de transferencia electrónica.
• Política de Consultas en Listas Restrictivas y Vinculantes: Esta revisión se realizará mediante la consulta de cada contraparte en las listas vinculantes, restrictivas e informativas de consulta libre; le corresponde y es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento. La consulta en listas vinculantes y restrictivas se realizará por nombre y número de identificación en personas naturales y en personas jurídicas se consultará por el NIT y razón social.
• Política de Actualización de Información: La actualización de la información requerida para cualquiera de las contrapartes se debe realizar cada dos años. La actualización de información comprende el diligenciamiento de los formatos de CONOCIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE CONTRAPARTE – CLIENTES y el FORMATO CO-FL-09 INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES.
• Política de Atención de Requerimientos de los Entes de Control: Los requerimientos emitidos por entes de control y vigilancia en materia del SAGRILAFT deberán ser canalizados y atendidos por el Oficial de Cumplimiento, con el fin de garantizar la respuesta oportuna y con la totalidad de los soportes requeridos. Es importante que en los informes que realiza el Oficial de Cumplimiento se deje constancia de la gestión realizada frente a cada uno de estos.
• Política de Conflicto de Interés, Incompatibilidad e Inhabilidades Oficial de Cumplimiento: El Oficial de Cumplimiento deberá seguir los lineamientos definidos en la Política de Conflictos de Intereses del Código de Ética Empresarial de la Compañía y el Manual de Convivencia. En el evento en que por motivos de sus demás funciones el Oficial de Cumplimiento se siente inhabilitado para llevar a cabo alguna actividad propia del SAGRILAFT deberá notificar al Representante Legal y a la Junta Directiva.
• Política de Reserva y Confidencialidad: Todas las actuaciones y/o actividades que se deriven de la aplicación del presente Manual, no podrán darse a conocer a los clientes, proveedores, contratistas, consultores o empleados; principalmente las operaciones inusuales que hayan sido identificadas o las personas que hayan efectuado o intentado efectuar operaciones catalogadas como operaciones sospechosas, más si fueron sujetas de reporte interno o a la autoridad competente (UIAF).