POLÍTICAS SAGRILAFT - Kluane Colombia

POLÍTICAS SAGRILAFT

Kluane Colombia S.A.S, con el fin de dar cumplimiento al régimen de autocontrol y gestión del riesgo integral LA/FT/FPADM y reporte de operaciones sospechosas a la UIAF, mediante la documentación de este manual SAGRILAFT implementa todas las medidas, controles y políticas necesarias.

Política de autocontrol y gestión del riesgo integral LA/FT/FPADM: Garantiza la prevención de los riesgos de lavado de activos (LA), financiación del terrorismo (FT) y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (FPADM).
Política de Debida Diligencia Básica: Establece todos los controles y actividades necesarias para garantizar el proceso para la contratación de empleados, selección de proveedores y relación comercial con clientes. La actualización de la información y documentación tanto de clientes, proveedores y contratistas se deberá realizar de manera anual y se compone de la actualización de los formularios y de la documentación.
Política de Debida Diligencia Intensificada: El proceso de debida diligencia intensificada implica un conocimiento avanzando de las contrapartes y del origen de los activos que se reciben, en cuanto a las relaciones comerciales con personas expuestas públicamente “PEP ´s” se hace necesario la aplicación de mecanismos detallados que permitan determinar el riesgo y grado de exposición, mitigación y eliminación de este.
Política de Conocimiento y Control de Personas Públicamente Expuestas Pep ´s: Aquellas contrapartes que se identifiquen como PEP’S, nacionales o internacionales, ya sea a través del formulario de conocimiento de las contrapartes y/o por consulta en listas deberán surtir un proceso especial para su vinculación debido a que se consideran personas vulnerables que pueden ser utilizados como vehículos para lavar activos.
Política de Manejo de Efectivo: Kluane ha definido como medidas de control y prevención el manejo de dinero en efectivo, bajo las siguientes directrices:
Los proveedores que requieran manejar operaciones en efectivo solo aplicarán para aquellas que sean esporádicas o que se salgan del giro ordinario de la Compañía, es decir, para el cumplimiento de labores administrativas, lo anterior de acuerdo con lo definido en el PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR
Las transacciones de contrapartes para la adquisición o comercialización de productos serán a través de las instituciones financieras, mediante la modalidad de transferencia electrónica.
Política de Consultas en Listas Restrictivas y Vinculantes: Esta revisión se realizará mediante la consulta de cada contraparte en las listas vinculantes, restrictivas e informativas de consulta libre; le corresponde y es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento. La consulta en listas vinculantes y restrictivas se realizará por nombre y número de identificación en personas naturales y en personas jurídicas se consultará por el NIT y razón social.
Política de Actualización de Información: La actualización de la información requerida para cualquiera de las contrapartes se debe realizar cada dos años. La actualización de información comprende el diligenciamiento de los formatos de CONOCIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE CONTRAPARTE – CLIENTES y el FORMATO CO-FL-09 INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES.
Política de Atención de Requerimientos de los Entes de Control: Los requerimientos emitidos por entes de control y vigilancia en materia del SAGRILAFT deberán ser canalizados y atendidos por el Oficial de Cumplimiento, con el fin de garantizar la respuesta oportuna y con la totalidad de los soportes requeridos. Es importante que en los informes que realiza el Oficial de Cumplimiento se deje constancia de la gestión realizada frente a cada uno de estos.
Política de Conflicto de Interés, Incompatibilidad e Inhabilidades Oficial de Cumplimiento: El Oficial de Cumplimiento deberá seguir los lineamientos definidos en la Política de Conflictos de Intereses del Código de Ética Empresarial de la Compañía y el Manual de Convivencia. En el evento en que por motivos de sus demás funciones el Oficial de Cumplimiento se siente inhabilitado para llevar a cabo alguna actividad propia del SAGRILAFT deberá notificar al Representante Legal y a la Junta Directiva.
Política de Reserva y Confidencialidad: Todas las actuaciones y/o actividades que se deriven de la aplicación del presente Manual, no podrán darse a conocer a los clientes, proveedores, contratistas, consultores o empleados; principalmente las operaciones inusuales que hayan sido identificadas o las personas que hayan efectuado o intentado efectuar operaciones catalogadas como operaciones sospechosas, más si fueron sujetas de reporte interno o a la autoridad competente (UIAF).