POLÍTICAS MANUAL DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL (PTEE)

Kluane Colombia SAS demuestra su compromiso, a través de los altos directivos, de actuar de acuerdo con las leyes anticorrupción y antisoborno relacionadas con las acciones que podrían ser consideradas soborno transnacional, soborno nacional u otras prácticas corruptas en el desarrollo de negocios de manera responsable, inculcando una cultura empresarial transparente.

POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS SOBRE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL:

• Política Antisoborno y Anticorrupción: Cualquier práctica que pueda ser cuestionada o asociada con soborno trasnacional, corrupción y prácticas corruptas, incluyendo, pero no limitada la entrega o recepción de pagos fuera del marco legal, regalos, beneficios, invitaciones o incentivos que puedan ser asociados con prácticas corruptas, están completamente prohibidos y vetados.
• Política sobre consulta en listas vinculantes: KLUANE COLOMBIA realizará las consultas y cruces de información de las Contrapartes con las Listas Restrictivas indicadas por la Superintendencia de Sociedades. Estas consultas deben llevarse a cabo obligatoriamente para todas las Contrapartes y de forma previa a su vinculación; también se verificará la información de las Contrapartes en Listas Restrictivas cada vez que se lleven a cabo renovaciones o prórrogas. No obstante, la actualización de documentos y su revisión en listas restrictivas se realizará como mínimo de manera anual.
• Política de conocimiento y vinculación de personas expuestas políticamente – PEP: Los negocios que se ejecuten o pretendan ejecutar con personas que ocupen o hayan ocupado posiciones públicas importantes o que, por razón de su cargo, manejen recursos públicos; requieren procesos de verificación más estrictos. En virtud de estos procesos de verificación avanzados, dichas personas deberán declarar su condición en el respectivo Formato Único PEP y manifestar que cuentan con autorización de la entidad pública a la que pertenecen, o de la cual manejan sus recursos, o que llevan más de 3 años desvinculados de ella, con el fin de poder desarrollar la actividad comercial con KLUANE COLOMBIA.
• Política de actualización de información de contrapartes: Como parte de la debida diligencia en el conocimiento de las Contrapartes, KLUANE COLOMBIA tiene la obligación de realizar procesos de actualización anualmente, siempre y cuando en otras disposiciones no se defina una periodicidad menor. Quedan exceptuados de esta periodicidad los proveedores que tengan una segmentación especial debido a su perfil de riesgo.
• Política de manejo de efectivo: KLUANE COLOMBIA no realizará operaciones en efectivo, con excepción de los pagos que se realizan por caja menor, cuyo monto límite es de $1.000.000 COP y cada operación máxima es de 10% del monto total. Todos los pagos deben realizarse a través de Entidades Financieras en donde se tenga cuentas bancarias habilitadas. Así mismo, no se recibirán pagos en efectivo salvo las excepciones que se definan de acuerdo con la naturaleza de la operación, las cuales deberán ser aprobadas por el Gerente General.  
• Política de conservación de documentos: La conservación de los documentos físicos y digitales que están relacionados con el PTEE, se deben conservar como mínimo por diez (10) años, así como los soportes de las Operaciones Sospechosas o Intentadas (ROS) reportadas a la UIAF, la información de registros de transacciones y documentos del conocimiento de las Contrapartes, entre otros. Para la destrucción de estos o su envío al archivo inactivo, se deberá contar con la autorización expresa y por escrito del Representante Legal.
• Transparencia de la información: Por parte del área responsable y facultada se realizarán las revisiones sobre los balances financieros y sobre la contabilidad de la empresa, de manera que se asegure que la información financiera refleja la verdadera situación patrimonial y económica de KLUANE COLOMBIA SAS y de sus transacciones. Adicionalmente, se mantendrán disponibles para inspección, los libros y registros que documentan todas las transacciones financieras y no llevará “cuentas paralelas” ni doble contabilidad. 
• Resolución de conflictos de interés: KLUANE COLOMBIA SAS cuenta con mecanismos claros para el reporte y resolución de eventuales conflictos de interés por parte de los empleados, de acuerdo con lo definido en la política y protocolo de conflicto de Interés, de forma que, si se presenta un conflicto de interés o si un empleado se encontrara frente a una situación que pueda involucrar o dar lugar a un conflicto de interés, este deberá comunicarlo a su superior inmediato y al Coordinador de Talento Humano, quienes se encargarán de resolverlo.
• Protecciones contractuales: Los contratos laborales con los empleados y los acuerdos de seguridad o los registros de conocimiento firmados con los proveedores o contratistas deberán expresar los compromisos para la prevención del soborno, corrupción y otras prácticas corruptas, los recursos legales y/o sanciones relacionados con conductas indebidas, incluyendo, en el caso de los proveedores o contratistas, un plan para desistir del negocio, entre otros, un derecho contractual de terminación en caso de que el proveedor o contratista incurra en actos de soborno y/o corrupción o esté siendo objeto de investigación formal –preliminar o definitiva- por dichos hechos, por parte de cualquier autoridad local o extranjera.
• Declaración de empleados expuestos a mayor riesgo: Aquellos empleados que se encuentren expuestos a mayor riesgo, esto es, quienes ejercen funciones directivas y de contratación con proveedores y contratistas deberán firmar la Certificación de declaración de conocimiento y aceptación del Manual de Transparencia y Ética Empresarial. De esta forma, el empleado se compromete a cumplir con lo establecido en este Manual, habiendo sido informado sobre las consecuencias y sanciones que se aplican por el incumplimiento del misma.
• Entrega y recibo de regalos a terceros: KLUANE COLOMBIA SAS, determina los lineamientos buscando garantizar una conducta licita en cuanto a la entrega y ofrecimiento de regalos o beneficios a terceros, en consecuencia, KLUANE COLOMBIA SAS busca dar cumplimiento en los establecido en el protocolo de conflicto de intereses. Se prohíbe otorgar u ofrecer regalos, compensaciones, prestaciones, dádivas, obsequios, o invitaciones a Servidores Públicos, así como a algún familiar de estos, con el fin de influenciar en alguna decisión que pudiese beneficiar a la Empresa. Asimismo, se prohíbe a los Empleados, Miembros de la Junta Directiva, Accionistas y/o Socios Controlantes recibir o aceptar regalos, compensaciones, prestaciones, dádivas, obsequios o invitaciones de estos funcionarios.
• Remuneraciones y pago de comisiones a empleados y contratistas: No se realizarán pagos de comisiones a empleados como parte de remuneraciones, ni a contratistas respecto de negocios o transacciones internacionales.
• Prohibición de soborno y pagos de facilitación: En ninguna circunstancia, los empleados de KLUANE COLOMBIA SAS pueden ofrecer, prometer, acordar ni conceder, directamente o a través de intermediarios, favores, pagos, atenciones o dádivas a autoridades nacionales o extranjeras, a sus familiares o a terceros relacionados con éstas, con la intención de influir en sus acciones, decisiones, omisiones o funciones propias de sus cargos oficiales o para obtener ventajas indebidas. Igualmente, KLUANE COLOMBIA SAS se abstiene de realizar pagos de facilitación, entendidos como aquellos que buscan asegurar o agilizar las actuaciones administrativas o trámites de rutina discrecionales de alguna autoridad.
• Gastos de alimentación, hospedaje y viaje: Se darán anticipos en efectivo para este tipo de gastos y para viajes al extranjero se entregará la divisa correspondiente, cuyo monto haya sido previamente autorizado por la gerencia. Así mismo, los gerentes y directivos pueden hacer uso de la tarjeta de crédito corporativa para realizar estos pagos. Para la legalización de los gastos pagados con anticipos en efectivo, al concluir el viaje, el empleado deberá entregar los soportes al área contable y para la legalización de los gastos pagados con la tarjeta de crédito corporativa, al recibir el extracto, el área contable solicitará al empleado la entrega de los respectivos soportes. En todo caso esta legalización será autorizada por la Gerencia.
• Contribuciones políticas: Kluane de Colombia SAS no hará donaciones de carácter político. La participación individual de los empleados en política nunca conllevará el uso de fondos, tiempo, equipo, recursos, instalaciones, la marca o el nombre de Kluane de Colombia SAS.
• Donaciones y patrocinios: KLUANE COLOMBIA SAS ofrece su apoyo a la comunidad con fines legítimos. El objeto de las donaciones debe ser beneficiar a la sociedad de modo que refleje una responsabilidad social corporativa. KLUANE COLOMBIA SAS tampoco usará las donaciones benéficas ni los patrocinios como evasiva para realizar sobornos.